Struktur am Arbeitsplatz – da klingt für viele richtig unsexy.

Und dennoch: Jede:r Arbeitnehmer:in benötigt im Schnitt zusammengerechnet fünf Arbeitstage im Jahr, um Dinge am Arbeitsplatz zu suchen (und ganz wahrscheinlich nicht zu finden). Fünf. Lange. Tage.

Was könnten wir in dieser Zeit stattdessen tun? Wir könnten ein neues Projekt vorantreiben, eine tolle Weiterbildung machen oder einfach Urlaub haben. Wir könnten ein lang vor uns hergeschobenes Problem lösen oder endlich das neue Material ausprobieren, das schon so lange vor sich hingammelt.

Hier erfährst du: Was bringt dir Struktur am Arbeitsplatz? Und wie bekommst du Ordnung am Arbeitsplatz?

Warum ist Struktur am Arbeitsplatz so wichtig?

„Häh, was? Ordnung? Bei mir soll’s ja nicht aussehen wie in einem Museum“. Nee, soll es ja auch nicht. Sagt ja keiner. Aber eine sortierte Umgebung bringt super viele Vorteile:

#1 Du hast endlich mehr Zeit.

Spar dir doch einfach die fünf Tage im Jahr! Du musst nichts mehr suchen und könntest mit verbundenen Augen nachts um 3 Uhr die wichtigsten Unterlagen und Ordner finden. ; )

Wofür würdest du die neugewonnene Zeit investieren? Für dich? Für deine Familie? Für eine hochwertige Weiterbildung?

#2 Du sparst immens viel Geld.

Hand auf’s Herz: Wie häufig hast du schon Bücher und Büromaterialien neu gekauft oder wichtige Dokumente neu anschaffen müssen, weil du sie bei dir nicht mehr gefunden hast?

Wenn du weißt, wo sich was befindet, weißt du automatisch, was du alles besitzt. So hast du keine Fehlkäufe mehr und sparst bares Geld.

#3 Du arbeitest fokussierter. Und kreativer.

Hast du schon mal von Mikrostressoren gehört? Das sind die kleinen Dinge, die uns stressen – z.B. das Fachbuch, das noch bestellt werden muss, die kurze Absprache mit der Kollegin, der zu korrigierende Stapel Diktate oder der übervolle Schreibtisch samt vollgepackter Schubladen.

Jedes To-Do kannst du an sich total gut bewältigen. Allerdings: Werden diese Mikrostressoren zu viel und nehmen sie überhand, fühlst du dich gelähmt. Und machst gar nichts.

Wenn all diese Dinge erledigt sind und du für dich tolle Routinen gefunden hast, arbeitest du wesentlich konzentrierter und mit mehr Freude.

Du hast mehr Energie und dein Kopf ist frei. Und wenn dein Kopf frei und im „Ruhestandsnetzwerk“ ist, dann ploppen schöne neue Ideen auf.

Das kennst du, wenn du einfach am Meer spazieren gehst, in die Ferne schaust, ohne Handy wohlgemerkt, und dir auf einmal eine Lösung für ein Problem oder eine neue Idee für dein Projekt einfällt.

Wie bekommst du Ordnung an den Arbeitsplatz?

So gehst du vor:

#1 Wie sieht deine ideale Arbeitswelt aus?

Nimm dir einen leeres Blatt Papier und einen Stift und lass deine Gedanken schweifen. Wie möchtest du am liebsten arbeiten, wenn Zeit, Geld und Anerkennung keine Rolle spielen? Wieviele Stunden oder an welchen Tagen willst du arbeiten?

Welche Aufgaben und Tätigkeiten würdest du am liebsten ausschließlich tun? Wie willst du dich während der Arbeit fühlen? Wie soll dein Arbeitszimmer/Büro aussehen? Freie Flächen? Weniger Ballast?

Notiere alles ohne zu bewerten. Hänge dir deine Notizen zur idealen Arbeitswelt sichtbar auf, sodass du sie immer im Blick hast. Das motiviert und bringt dein Gehirn auf Trab.

2. Jetzt geht’s ans Aufräumen.

Wenn du wirklich nachhaltige Ergebnisse haben möchtest, dann räum nach Kategorien auf, nicht nach Orten!

Im Arbeitskontext sind das i.d.R. Bücher, Papiere (z.B. Bürokratisches, Arbeitsblätter, Notizen, Visitenkarten), Kleinkram (z.B. div. Materialien, Büroartikel, Kabel und Elektronik).

Gehe auch in genau dieser Reihenfolge durch. Du suchst bspw. ALLE (wirklich alle!) Bücher, die du für die Arbeit brauchst, zusammen und packst sie auf einen Haufen. Du gehst nun jeden Gegenstand durch nach den folgenden drei Fragen:

• Macht der Gegenstand mir Freude?

• Ist er im Moment wirklich wichtig für meine Arbeit?

• Wird er für die Zukunft wirklich wichtig für meine Arbeit?

Wenn du auf alle drei Fragen NEIN antwortest, dann kommt der Gegenstand weg. Wenn du auch nur eine Frage JA beantworten kannst, dann bleibt der Gegenstand. Achte bei den „bürokratischen“ Papieren unbedingt auf die gängigen Aufbewahrungsfristen!

Sei mal ehrlich: Wieviel Prozent aller Dinge für deine Arbeit brauchst du wirklich?

Wir nutzen gerade mal 20-30% unserer Arbeitsmaterialien.

Und wir bewahren einfach zu viele Arbeitsmaterialien auf für „Dieses und jenes ist gut für den Fall, wenn…“. Häufig kommt dieser Moment aber nie.

Ich bin mir sicher: Du kannst auch mit weniger Arbeitsmaterialien eine hervorragende Arbeit leisten. Denk mal an kleine Kinder: Sie sind in der Lage, mit normalen Gebrauchsgegenständen zu spielen und daran Spaß zu haben. Sie brauchen nicht zwangsweise Gegenstände, die offiziell als Spielzeug deklariert sind, damit sie in der Lage sind zu spielen.

Genauso benötigst du auch nicht für jeden Fall und für jede kleine Situation gesondertes Material. Weniger ist mehr. Wenn Bücher, Materialien, USB-Sticks ungenutzt in der Ecke liegen, bringen sie niemanden weiter.

Meine drei wichtigsten Ordnungstipps

Du hast nun wunderbar aussortiert, aber wohin kommt nun das, was bleibt?

#1 Alles, was bleibt, bekommt einen festen Ort.

Sodass dein Gehirn mit jedem einzelnen Gegenstand ein festes Zuhause verknüpft. So geht das tagtägliche Aufräumen super schnell.

#2 Sortiere Gleiches zu Gleichem.

Wenn möglich, sortiere alles aus den o.g. (Unter-)Kategorien jeweils an EINEN ORT – also alle Bücher in EINE Regalreihe, alle Papiere zusammen, alle Büroartikel jeweils an einen Ort. Das entlastet deinen Geist und lässt dich fokussiert arbeiten.

#3 Routinen, Routinen, Routinen.

Deine neue Ordnung bleibt erhalten, wenn du dir Gewohnheiten überlegst. Am besten, du stellst dir den Timer auf 10 oder 15 Minuten und räumst alles im Arbeitsbereich konzentriert wieder an seinen Platz. Das bietet sich nach getaner Arbeit an und ist ein tolles Ritual, um die Arbeitsphase abzuschließen.

Fazit

Ja, es ist zeitintensiv, am Arbeitsplatz Papierberge, Kramschubladen und Kabelsalat auszumisten und zu sortieren. Wenn du es aber einmal durchziehst und dann Routinen einhältst, wirst du sowas von belohnt.

Ich wünsche dir viel Freude bei dem Sortieren und Strukturieren deines Arbeitsbereiches. Denk immer dran: Aufräumen und Ordnung dürfen Spaß machen. Du arbeitest fokussierter und es lohnt sich in jedem Fall : ).

Räum einmal auf und dann nie wieder.

Deine Hannah