Dokumente ordnen leicht gemacht. Tipps zur Organisation von Papier und privaten Unterlagen.

I LOVE PAPIERKRAM! Ein Grund, warum ich meine Arbeit als Ordnungsberaterin und Aufräumcoach so cool finde? Ich und meine Kundin sehen nach wenigen Stunden richtig sichtbare, messbare und greifbare Ergebnisse. Besonders doll bemerke ich das immer beim Papierkram. Aber wie sortierst du deine Dokumente und dein Papier? Und was gehört eigentlich alles in diese Kategorie? […]

I LOVE PAPIERKRAM!

Ein Grund, warum ich meine Arbeit als Ordnungsberaterin und Aufräumcoach so cool finde? Ich und meine Kundin sehen nach wenigen Stunden richtig sichtbare, messbare und greifbare Ergebnisse. Besonders doll bemerke ich das immer beim Papierkram. Aber wie sortierst du deine Dokumente und dein Papier? Und was gehört eigentlich alles in diese Kategorie? Kleiner Spoiler: Ich meine nicht nur deine Unterlagen in den Ordnern (oder die in die Ordner reinkommen sollten ; ). Hier erfährst du, wie du dauerhafte Ordnung in deinen Papierkram bekommst – und für immer hältst.

In vier einfachen Schritten zu deinem Ordnungssystem, das Freude macht

Ein gut organisierter Dokumentenbestand ist von großer Bedeutung. Du behältst den Überblick und hast wichtige Unterlagen einfach schnell zur Hand. Das entspannt dich und entlastet dein Gehirn. Hier sind einige Schritte, die dir helfen, deine Dokumente effektiv zu ordnen: In vier einfachen Schritten zu deinem Ordnungssystem:

#1

Mit meinen Kundinnen gehe ich immer so vor: Wir tragen jedes Fitzelchen Papier zusammen. Vom Keller bis zum Dachboden! Jedes. Einzelne. Stück. Papier. Was umfasst das alles? Natürlich die Ordner samt Inhalt. Und ebenso Visitenkarten, Broschüren, Werbung, Notizzettel, Blöcke, Post-Its, Gebrauchsanweisungen und und und. Also alles, was von der Materie her Papier ist. Ich rate dir: Zieh’s durch und sammle wirklich alles ein. Nur so bekommst du eine richtige Struktur. Du weißt ja: Wenn du einmal richtig gründlich bist, ersparst du dir später viel Arbeit und Energie. Ein Tipp noch: Bei einer hohen Menge an Papier kannst du auch erst das ganze herumfliegende, lose Papier betrachten. Danach fokussierst du dich auf das „feste“ Papier in deinen Ordnern.

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#2

Im zweiten Schritt schaue ich in meinen Aufräumsessions alles mit meiner Kundin durch: Macht ihr das Papier aus irgendeinem Grund Freude? Oder zählt das Glücksgefühl gar nicht und eher die Aufbewahrungsfrist? Dazu berate ich. Wenn du das alles alleine machst: Bei der Stiftung Warentest gibt es Artikel über die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten (für Deutschland). Ich kann verstehen, wenn Scheidungsurkunde und Mietvertrag dich nicht jauchzen lassen, aber das musst du unter Umständen einfach aufheben! Wenn es dir beim Anblick deines gesamten Papieres die Kehle zuschnüren sollte: Unterteile alles in die entsprechenden Unterkategorien und stapele kleine Papierhaufen. Dann gehst du jeden Mini-Papierberg einzeln durch.

#3

Im dritten Schritt überlege ich mit der Kundin ein für sie passendes Ordnungssystem, das ihr wirklich Spaß macht. Ordnung und Ordnungsroutinen dürfen Freude machen. Daher betrachte nach dem Aussortieren dein Papier und überlege bei allem, was wieder fest einsortiert werden muss: Was macht dir Freude und worauf hast du Lust? Ein Hängeregister? Ordner? Vielleicht ist manches auch etwas loser in Boxen gut zu verstauen? Gib bitte allen Papieren EINEN FESTEN PLATZ. Stell dir vor, du wirst nachts aus dem Bett geklingelt und gefragt, wo deine aktuellen Steuerunterlagen, Versicherungungsdokumente und die Gebrauchsanweisung für den Geschirrspüler sind. Würdest du es wissen und sofort hervorholen können? Ich empfehle die Sortierung nach groben Themen (z.B. Wohnung, Versicherungen, Steuer). Nach Alphabet oder nach Jahren zu sortieren, ist wenig entlastend für deinen Geist.

Ein Extratipp für dein Ordnungssystem:

Es muss nicht immer das Allerteuerste sein. Schau aber, dass dir Ordner, Boxen oder Hängeregister optisch gefallen und farbig einheitlich sind. Wenn sie dann im Regal stehen, schafft das für das Auge nochmal mehr Ruhe. Beschrifte sie in jedem Fall klar, deutlich und einheitlich. Ich kann dir da nur wärmstens ein Beschriftungsgerät empfehlen. Etikettieren macht Spaß und sieht super im Ergebnis aus.

#4

So, jetzt hast du alles Unnötige aussortiert. Du hast allen Papieren, die du benötigst oder die dir Freude machen, einen festen Platz gegeben und sie beispielsweise in Ordner verstaut. Super! Und auch noch wichtig: Deine neue Ordnung bringt einfach gar nichts, wenn du keine Ordnungsroutinen hast. Zusammen mit meiner Kundin überlege ich am Schluss immer, welche Gewohnheit zu ihr passt, um ihre Papierordnung beizubehalten. Ich empfehle, dass du dir eine Box oder eine Ablage anschaffst. Hier schmeißt du einfach alles an Papier hinein, was sich in der Woche so ansammelt. Zeitungsartikel, die du noch lesen willst, Rechnungen, Kontoauszüge, Visitenkarten von der Netzwerkveranstaltung, diverse Post. Das Sammeln in der Ablage hat einen Vorteil. Wenn du mal was dringend suchst, weißt du: Es kann nur in der „To-Do-Ablage“ sein. Dann überlegst du dir, wann genau du einmal in der Woche (oder öfter, wenn nötig) dein Papier bearbeitest. Bestimme einen spezifischen Tag mit einer exakten Uhrzeit – und das jede Woche. Blocke dir das Zeitfenster und trage es dir unbedingt in deinen Kalender ein. Zieh es bitte einfach durch. Kein „Mimimi“ und kein Drama. Papiere tun dir nichts und sind nicht böse ; ). Sie sind halt nur da. Probleme bekommst du erst, wenn du deinem Papierkram null Beachtung schenkst. Neue Gewohnheiten brauchen eine Weile, bis sie sich etabliert haben. Daher ist es bei deiner Papierroutine total wichtig, dass du sie regelmäßig machst. Irgendwann wird es dich keine Überwindung mehr kosten und du wirst mit einem freien Kopf und zufriedenen Gefühl belohnt.

Extratipps, um den Papierwust in Schach zu halten.

Das Tolle am Papierkram: Du kannst das Aussortierte einfach wegwerfen. Bestimmte Dinge solltest du natürlich schreddern. Du musst nicht wie bei Büchern oder Klamotten überlegen, ob du die Dinge verkaufst oder spendest und wo du das tust. Einfach in die Papiertonnen packen, vorher eventuell schreddern – zack, tschüss und fertig. Ich empfehle dir, mindestens einmal pro Jahr alle Papiere durchzugehen. Dann kannst du Dokumente, bei denen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, easy entsorgen. Wenn du deine tolle Ordnung beibehalten hast, geht das wirklich super schnell. Ehrlich. Viel Spaß dabei. Deine Hannah

Aufräumcoach - Hannah Cesarz - Berlin
Hi, ich bin Hannah aus Berlin. Und mittlerweile kann ich mit verbundenen Augen nachts um 3 Uhr mein Lieblingskleid, mein Schraubenset und meine Steuerunterlagen finden.

Hier im Blog teile ich mit Dir meine besten Tipps und Tricks rund ums Aufräumen und wie sich dadurch dein ganzes Leben verändern kann.

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Aufräumcoach, Ordnungsberaterin & KONMARI® CONSULTANT