Warum eine Aufräum Checkliste für digitale Ordnung?
Wenn du an Unordnung und Chaos denkst, dann kommen dir bestimmt deine Papierstapel, Klamottenberge und vollen Schubladen in den Kopf. Aber weißt du, wieviel Digitales du anhäufst?
Ein knallvoller Mail-Eingang, ein überfüllter Desktop, zig unnütze Apps auf deinem Smartphone. Das überfordert.
Du wünschst dir eine gute Struktur, die dir Erleichterung verschafft, aber: Du weißt echt nicht, wo du anfangen sollst. Das lähmt und führt dazu, dass du deine Ziele nicht oder langsamer erreichst, weil die Unordnung dich aufhält.
Wieviele E-Mails sind in deinem übervollen Posteingang? Wieviele Apps sind eigentlich auf deinem Handy? Wie unstrukturiert (und schlecht beschriftet!) sind deine Ordner und Dokumente auf dem Laptop und PC?
Wir sammeln immer mehr digitale Daten an – und haben immer weniger Kontrolle darüber. Eine gute Struktur zu finden, ist schon nicht leicht.
Aber das Schwierige kommt erst noch: Wenn du Ordnung hast, kannst du sie durch einfache Routinen und Gewohnheiten easy beibehalten – für immer. Aber dir diese Routinen zu überlegen und auch durchzuziehen, das ist nicht leicht.
Das Chaos in E-Mails, digitalen Dokumenten und Bildern lässt sich leicht verdrängen. Du kannst dir durch USB-Sticks, externe Festplatten und Clouds den Platz für Digitales schnell und einfach erweitern.
Außerdem gibt’s ja die gute alte Suchfunktion, die dir aus dem ewigen Suchen heraushilft – vorausgesetzt, die Dokumente sind gut beschriftet und die Betreffzeilen in E-Mails eindeutig.
So oder so: Du wurschtelst dich schon ewig da durch und das kostet dich viel Zeit und Energie. Chaos in Digitalem stresst genauso wie Unordnung in deinem Kleiderschrank und auf dem Schreibtisch.
Wenn du digital aufgeräumt bist, arbeitest du effizienter, du erzielst bessere Ergebnisse und hast das wunderbare Gefühl, immer alles im Blick zu haben.
Höchste Zeit, etwas zu ändern – und das machen wir jetzt!
E-Mails, PDF-Dateien, Apps – Ist das schon alles?
Kleiner Spoiler: NÖ! Das ist nicht alles.
Für unsere Aufräum Checkliste gilt: Wenn du Digitales sortieren und eine richtig geile Struktur reinkriegen willst, dann musst du zwei Fragen beantworten.
- Was umfasst Digitales alles?
- Wo befinden sich all diese Dinge?
Wenn du digitale Dinge aufräumst, dann solltest du unbedingt mit einbeziehen:
- E-Mails (privat und beruflich)
- Apps auf deinem Handy
- Downloads im Download-Ordner
- diverse Dateien und Ordner
- Lesezeichen
- Bilder
- diverse Accounts (Social Media, Bankkonten, ….)
Vielleicht fällt dir noch mehr ein? Es gibt definitiv noch mehr … : )
Natürlich spielen auch die Orte eine Rolle. Wo sind diese digitalen Dinge gespeichert?
- auf deinem Laptop
- auf deinem PC
- in deiner Cloud
- auf diversen USB-Sticks
- auf externen Festplatten
Und auch diese Liste kannst du bestimmt erweitern. Ich finde bei meinen Kund:innen jedenfalls noch Disketten und CD-ROMs : ). Echt jetzt.
1. Schritt: Verschaffe dir einen Überblick mit der Aufräum Checkliste
Als erstes brauchst du einen Überblick mit einem simplen Liste. Du gehst einfach nach den beiden Fragen oben: Was umfasst Digitales bei dir? Wo befinden sich all diese Dinge?
Schreib bitte alles auf und mach eine schicke Liste….deine Aufräum Checkliste!
Du suchst all deine Speichermedien zusammen und packst sie an eine Stelle.
Vielleicht stresst dich das, weil du siehst, wieviel es ist. Es wird aber deinen Kopf mittelfristig total entlasten. Außerdem schaffst du eine Grundlage dafür, alles nach und nach abzuhaken. Und das macht dir ein gutes Gefühl.
Die Liste muss nicht perfekt und vollständig sein. Du kannst sie immer erweitern, wenn dir etwas einfällt. Es geht eher darum, endlich mal loszulegen.
2. Schritt: Setz‘ dir ein glasklares Ziel.
Jetzt weißt du, welche Art von digitalen Dingen du hast und wo sie sich befinden.
Nimm dir jetzt nochmal Zettel und Stift und überlege: Wie darf deine ideale digitale Welt aussehen? In diesem Schritt geht es darum, ein grobes Bild zu entwerfen, damit du motiviert am Ball bleibst. Überlege dir zu folgenden Fragen:
- Wieviele E-Mail-Accounts willst du haben, falls du mehrere hast?
- Wie willst du dich fühlen, wenn du an deinen Schreibtisch gehst (entspannt, entschlossen, mit Freude….)?
- Wie willst du dich fühlen, wenn du deinen PC anschaltest oder deinen Laptop aufklappst?
- Welche Arbeitsabläufe sind für dich von Vorteil?
- Wie willst du dich fühlen, wenn du dein Handy benutzt?
Die Fragen sind Impulse und Ideen.
3. Schritt: Mach dir einen Plan – und hangel‘ dich an deiner Aufräum Checkliste entlang.
Egal ob Steuererklärung, Umzug oder Aufräumen: Größere Projekte machen oft Angst und wir schieben den Start endlos raus, oft bis es nicht mehr geht. Gut ist es dann, dein Projekt in kleine, machbare Mini-Schritte zu teilen.
Beim Aufräumen deines digitalen Lebens machst du dir einen Plan und bestimmst: Womit fange ich an? Das kann eine Aufgabe à la Eat the frog sein, also eine, die du als schwierig empfindest. Die kannst du dann schnell hinter dich bringen und erleichtert sein.
Macht dir z.B. dein mega überfrachteter Mail-Account Sorgen und Stress? Dann fang damit an.
Es kann auch eine super leichter Schritt sein. Wenn dich dein voller Desktop nervt, aber du denkst: Ey, leichte Aufgabe!, dann mach doch das zuerst.
Beide Herangehensweisen können motivieren.
Dann überlegst du dir: Bis wann möchtest du dein digitales Leben entrümpelt haben? Leg ein genaues Datum fest. Als Nächstes bestimmst du, an welchem Tag/in welcher Woche du was genau erledigt haben willst. Denk hier in kleinen Schritten. Lieber weniger machen und dafür stetig am Ball bleiben.
4. Schritt: Fang an! JETZT!
Dazu gibt es nicht viel zu sagen, außer: Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, um zu starten. Beginne mit der ersten Aufgabe, die du im letzten Schritt festgelegt hast.
Weißt du, was mir hilft, wenn ich einfach nicht mit einer Aufgabe anfangen kann?
Ich sage mir: Ich mache das jetzt einfach. Ich stelle mir vor, wie beruhigt und stolz ich bin, wenn ich die Aufgabe erledigt habe. Dann stelle ich den Timer auf 30 oder 60 Minuten, lege mein Handy weg und los geht’s!
Wenn du bei deinen E-Mails oder Dateien bist, dann gehst du alles einzeln durch und stellst dir folgende Fragen:
- Ist die Mail/die PDF/die Powerpoint-Präsentation zur Zeit wirklich wichtig für mich?
- Wird die Mail/die PDF/die Powerpoint-Präsentation in Zukunft wirklich wichtig für mich?
- Macht mir die Mail/die PDF/die Powerpoint-Präsentation Freude? Macht sie mich in irgendeiner Form glücklich? Es kann z.B. sein, dass du in einer Mail in deinem Posteingang ein tolles Kompliment zu deiner Arbeit bekommen hast. Die darfst du aufheben! (By the way, ich habe einen „Spark joy“-Ordner in meinem Mailpostfach, wo solche Mails reinkommen. Die lese ich ab und zu durch. Macht echt Spaß!)
Wenn du auch nur auf eine der drei Fragen mit einem Ja antworten kannst, dann behältst du das digitale Stück. Ansonsten wird es mit einem kurzen Danke gelöscht.
Gehe auf diese Weise deine Punkte in deiner Aufräum Checkliste durch. Du hangelst dich einfach entlang und hast einen roten Faden.
Es kann sein, dass du noch Dinge auf deiner Aufräum Checkliste für Digitales ergänzen wirst. Das entlastet aber deinen Kopf und befreit.
5. Schritt: Leg‘ eine Routine fest.
Nachdem du Ordnung gemacht hast, bist du sicherlich total geflasht, was für ein tolles Gefühl du jetzt hast. Sei stolz auf dich.
Jetzt geht es darum, die Ordnung auch zu erhalten. Das ist viel einfacher und effizienter, wenn du eine tägliche oder wöchentliche Routine hast.
Bei den E-Mails könnte es sein, dass du nur zu bestimmten Zeiten in dein Postfach guckst und dir dann auch die Zeit nimmst, alles gleich blockartig zu bearbeiten – sodass du gleich auf Posteingang zero kommst.
Ich sage dir, das ist so ein geiles Gefühl, keine oder vielleicht nur eine Handvoll Mails im Posteingang zu haben.
Bei deinem Laptop kann eine wöchentliche Routine helfen. Hier kannst du Dateien, die du vor lauter Schreck auf deinen Desktop geknallt hast, zuordnen oder löschen.
Außerdem macht eine Sicherheitskopie auf zwei externen Festplatten Sinn. (Ich würde an deiner Stelle nicht nur auf deine Cloud bauen…).
Überlege dir: Was macht Sinn für dich? Welche Routine macht dir auch Freude? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du diese beibehältst.
Fazit
Digitales Chaos nimmt nicht so viel Platz weg wie Klamottenberge, Papierstapel und volle Krimskrams-Schubladen.
Aber: Ordnung auch in deinem digitalen Leben zu haben, ist mindestens genauso wichtig. Es lohnt sich total, nach der Aufräum Checkliste zu gehen und dein digitales Leben Schritt für Schritt in Ordnung zu bringen. Denn somit sparst du Zeit, Energie und Geld.
Räum einmal auf und dann nie wieder.
Deine Hannah
Beitragsfoto: Alexandra Loock
